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云文档使用手册

企业版客服发表于:2016年12月22日 20:35:48更新于:2016年12月22日 20:48:27

1、团队管理

1.1创建团队

进入云文档首页,点击页面左上方的【添加】,在下拉菜单里点击【团队】按钮,如图:


在弹出的对话框里输入团队名称,再点击【创建】即可。如图:


1.2邀请成员加入团队

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】,如图:

在弹出的页面里点击【添加成员】,再按提示操作即可。如图:


1.3设置团队成员权限

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】。如图:

在弹出的页面里点击成员名称右侧的权限设置按钮,再设置相应的权限即可。如图:


1.4移出团队成员

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】。如图:

在弹出的页面里点击成员名称右侧的权限设置按钮,在下拉菜单里点击【移出团队】即可。如图:


1.5重命名团队

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】,如图:

在弹出的对话框中点击【设置】,输入新的团队名称,再点击【重命名】即可。如图:


1.6删除团队

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】,如图:

在弹出的对话框中点击【设置】,点击【删除团队】,再点击【确定】即可。如图:


1.7退出团队

进入团队页面后,点击页面右上方的【团队设置】,如图:

在弹出的对话框中点击【设置】,点击【退出团队】,再点击【确定】即可。如图:



2.文件管理

2.1新建文件夹/Office文档/协作文档/移动H5画册/流程图

进入云文档首页或相应的团队文档页面,点击页面右上方的【新建】,会出现一个下拉菜单点击相应选项即可新建文件夹/文档/协作文档/移动H5画册/流程图。

2.2移动H5画册/流程图使用帮助

1、移动H5画册

打开任一H5画册,点击工具栏中的【更多】,选择【帮助】进入使用帮助页面。

2、流程图

打开任一流程图,点击上方菜单栏中的【文件】,选择【关闭】,在跳出页面中点击【帮助】可以查看如何使用流程图。


2.3协作文档/表格导出

打开协作文档/表格后,点击页面左上方的【文件】,里面有【导出word】、【导出PDF】和【导出excel】的选项。


2.4上传文件/文件夹

进入云文档首页或相应的团队文档页面,点击页面右上方的【上传】,会出现一个下拉菜单,点击相应选项即可上传文件/文件夹。


2.5下载文件

有两个下载入口:

(1)将鼠标图标悬浮在想下载的文档上,这时会出现几个图标选项,点击【下载】,再按提示操作即可(注:只能下载非协作文档)。


(2)打开要下载的文档后,点击文档右上方的【下载】,再按提示操作即可。


2.6重命名文件

将鼠标悬浮在要重命名的文件上,这时会出现几个图标选项,点击文件名最右侧的设置图标如图:

在下来菜单里点击“重命名”,再按提示操作即可。如图:


2.7移动文件

将鼠标悬浮在要移动的文件上,点击文件名右方的选项,在下拉菜单中点击【移动】,再

按提示操作即可。

2.8批量移动文件

(1)要想移动一个文件夹里的所有文件,打开文件夹后,勾选页面左上方的【文件名】,点击【移动】,再按提示操作即可如图:


(2)要想移动一个文件夹里的部分文件,将鼠标悬浮至相应的文件上,点击左侧的勾选框,就这样依次选中想移动的文件,点击【移动】,再按提示操作即可。如图:

2.9删除文件

将鼠标悬浮在要删除的文件上,点击文件名右方的选项,在下拉菜单里点击【删除】,再点击【确定】即可。如图:


2.10批量删除文件

(1)要想删除一个文件夹里的所有文件,打开文件夹后,勾选页面左上方的【文件名】选项,点击【删除】,再按提示操作即可。如图:


(2)要想删除一个文件夹里的部分文件,将鼠标悬浮至相应的文件上后,点击左侧的勾选框,就这样依次选中想删除的文件,点击【删除】,再按提示操作即可。如图:


2.11预览Office文档/表格/演示

云文档支持直接预览Office文字/表格/PPT,直接点击相关文档即可预览。如图:

2.12为Office文档/表格/演示上传新版本

将鼠标悬浮在文件上,点击右方的设置图标,在下拉菜单里点击【上传新版本】,再根据提示操作完成新版本的上传。如图:

2.13文件排序

目前有两种排序方式:按【更新时间】排序和按【文件大小】排序。在文件页面,点击页面上方的【更新时间】或【文件大小】即可。如图:

2.14搜索文件

进入云文档首页后,在页面上方的【搜索文档】框里输入关键词即可进行搜索。如图:

2.15最近打开文档

你可以在云文档里查看你最近打开的所有Office文档/表格/PPT和PDF格式文件。查看方法:登录云文档后,在首页左下方有【最近打开】按钮,点击即可查看。如图:

2.16回收站

进入云文档首页,【回收站】在页面左下方,你在自己创建的团队文件夹里删除的所有文件都会出现在【回收站】里。你可以选择清空回收站、彻底删除回收站里的文件,也可以恢复已删除文件。如图:


3.文件共享与协作


3.1文件分享


打开要分享的文件,点击页面右上方的【分享】,在弹出来的分享页面上有两种分享方式:


(1)通过复制链接的方式分享。你还可以设置链接的分享范围(获得链接的任何人、获得链接的本企业成员、获得链接的本团队成员)、权限类型(编辑、查看)和链接有效期(1小时、6小时、1天、7天、30天);如图:


(2)通过输入对方云文档注册手机号/邮箱的方式分享,同时还可设置对方的操作权限。如图:

3.2多人同时查看一个文件

在团队文件夹里,该文件夹里的所有团队成员都可以查看里面的文档。如果想邀请团队外部人员同时查看同一个文档,打开文档后,点击文档右上方的【分享】,在弹出的页面上有两种添加非企业成员同时查看同一个文档的方式:


(1)点击链接右上角的【链接设置】,分享范围选择【获得链接的任何人】、权限类型选择【查看】,复制链接后可将链接分享给对方,对方打开链接就能同时查看这个文档。

(2)通过输入注册手机号/邮箱的方式添加

直接输入对方的云文档注册邮箱/手机号,确认后,对方就可以同时查看这个文档。


3.3多人同时编辑一个文件

在团队文件夹里,文件夹里的所有成员都可以同时编辑里面的协作文档。如果想邀请团队外部人员同时一个协作文档,打开协作文档后,点击文档右上方的【分享】,在弹出的页面上有两种添加非团队成员同时编辑一个文档的方式:


(1)通过链接分享的方式添加


点击链接右上角的【链接设置】,分享范围选择【获得链接的任何人】、权限类型选择【编辑】,复制链接后即可将链接分享给对方,打开链接的所有人都能同时编辑这个文档。

(2)通过输入注册手机号/邮箱的方式添加

直接输入对方的云文档注册邮箱/手机号,将对方权限设为【可以编辑】,确认后,所添加的对方就可以在这个文档里一起编辑了。


3.4查看别人共享给你的文档

进入云文档首页后,点击页面左下方的【与我分享】即可查看别人共享给你的所有文档。

3.5历史版本查看与还原

打开文档后,点击文档页面上方的【修订历史】,这时页面左侧会出现该文档编辑的所有历史记录 ,如图:

点击你想还原的版本,再点击【一键还原该版本】即可。如图:


3.6协作文档内评论

打开文档后,选中想评论的内容,在弹出的工具栏中点击评论图标或是点击内容正右侧的评论图标,写下评论内容,再确认即可。

要想回复评论、修改评论或是删除评论,点击右侧的评论内容,在弹出的页面里有回复评论、修改评论和删除评论的选项,按提示操作即可。


3.7协作表格内评论

打开表格后,点击想评论的内容,再点击表格左上方的【评论】,如图:

写下评论内容后,再确认即可。如图:

要想在表格内回复评论、修改评论或是删除评论,点击已评论的表格内容框,在弹出的页面里有回复评论、修改评论和删除评论的选项,按提示操作即可。


3.8恢复或下载WPS文档/表格/演示的历史版本

将鼠标悬浮在文件上,这时会出现几个图标,点击最右侧的设置图标;如图:

在下拉菜单里点击【历史版本】,新页面会显示该文件的所有历史版本,如图:

将鼠标悬浮在相应历史版本上,会出现【下载】和【恢复历史版本】两个选项,点击相应图标即可下载或恢复该历史版本。


3.9将WPS文件保存到云文档

点击文档页面左上方的【WPS文字】--【另存为】,如图:

在弹出的保存路径的左侧点击【WPS云文档】,可以选择保存到‘我的云文档’或者‘我的团队’中。


3.10为用WPS打开的文档开启自动漫游/手动漫游

打开WPS客户端,点击页面左侧的【自动漫游】设置按钮,即可进行【手动漫游】和【自动漫游】的切换设置。选择“自动漫游”后,用WPS打开的所有文档会自动上传并保存到WPS云文档中【我的云文档】--【自动上传文档】的目录里。选择手动漫游后,要想将打开过的文档上传到云文档,需手动保存。


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